Seit über fünf Jahren publiziert Axeba unter der Rubrik «KPI of the month» einen KPI (Key Performance Indicator) aus der IT. Dort wird Axeba immer wieder mit Outsourcing-Vorhaben konfrontiert und hat viele Unternehmen bei der Auslagerung ihrer IT-Infrastruktur unterstützt oder teilweise für diese das operative Provider Management übernommen. Heute geht es daher einmal nicht um den KPI of the month oder einzelne KPI, sondern um jene Mythen, die mit dem Outsourcing eingehen. Die meisten Behauptungen rund um Outsourcing sind nämlich schlicht und ergreifend falsch.
Den Start machen wir mit dem Mythos: «Outsourcing ist günstiger»
Vor längerer Zeit haben wir einen grossen Kunden bei einem Outsourcing der gesamte IT begleitet. Im Vorfeld haben sich verschiedene Anbieter präsentiert. Auf die Kosten angesprochen, hat einer der Anbieter gemeint, dass die Kosten um 20% sinken, wenn wir ihn als Outsourcing-Partner wählen würden. Das hat von mir die folgende Frage provoziert: «Wie hoch sind denn heute die Kosten der IT, die ausgelagert werden soll?». Die Antwort kam postwendend: «Das wissen wir leider nicht». Sie kannten zwar die IT-Kosten nicht, haben aber gewusst, dass diese dank Outsourcing um 20% gesenkt werden können… So ist der Mythos entstanden, dass Outsourcing günstiger ist.
Schauen wir uns die generellen Kostenblöcke an:
Der Outsourcer hat prinzipiell genau die gleichen Kostenblöcke wie eine interne IT. Dazu kommen aber noch sein Overhead (Verkauf, Administration usw.) und sein Profit (er will resp. muss ja letztendlich Geld mit seinen Kunden verdienen). Auf Kundenseite kommen die Aufwände für die Führung des Outsourcers dazu. Unsere Faustregel ist, dass 5-10% der Personalkapazität, die zum Outsourcer wechselt, für das Provider Management nötig ist.
Wenn wir diese Kostenblöcke zusammenfassen, sieht der Kostenvergleich wie folgt aus:
Neu dazugekommen ist der Block «Abschreibungen Transitionsprojekt». Dieses wird auf die Vertragsdauer (in der Regel 5 Jahre) abgeschrieben und muss in die Kostenbetrachtung einbezogen werden. Eine grobe Kostenabschätzung ergibt damit die folgenden Kostenblöcke, die bei einem Outsourcing entstehen und die bei einer internen IT nicht anfallen:
- Profit (Marge) das Outsourcers: 10%
- Führung des Outsourcers: 5%
- Abschreibungen Transitionsprojekt: 5%
Macht zusammen rund 20%, die der Outsourcer günstiger sein muss, als die interne IT.
Das ist aber noch nicht alles:
Zu Beginn eines Outsourcing-Projektes frage ich jeweils den CFO, wie hoch die Einsparungen dank Outsourcing ausfallen müssen. Spontan werden jeweils rund 20% genannt, teilweise auch 30%. Das würde dann bedeuten, dass der Outsourcer insgesamt zu 40%-50% tieferen Kosten produzieren muss, als die interne IT.
Nachdem ich dies jeweils dem CFO klar gemacht habe, antwortet dieser dann häufig „aber mindestens 10% müssen es sein“. Das ist auch verständlich, bedeutet aber, dass der Provider 30% günstiger produzieren muss wie die interne IT.
Alles kein Problem, wenn wir die Leistungen aus einem Tieflohnland beziehen…
Die Personalkosten machen in der Regel rund 50% aus. Die anderen 50% sind Hardware und Software (wo der Lizenzgeber der SW ein Outsourcing gestattet). Hard- und Software kosten auf der ganzen Welt ungefähr gleich viel. Das heisst, dass die Einsparungen von insgesamt 30% komplett auf die Personalkosten abgewälzt werden müssen und diese damit gerade noch 40% der Personalkosten der internen IT betragen dürfen: Wenn die gesamten IT-Kosten CHF 100 betragen, dann sind CHF 50 Personalkosten der internen IT – CHF 30 (30%) Einsparungen = CHF 20 für die Personalkosten des Outsourcers und damit noch 40% der ursprünglichen Personalkosten von CHF 50.
Sollen anstatt 10% nun 20% durch Outsourcing eingespart werden, so dürfen die Personalkosten des Outsourcers nur noch 20% der ursprünglichen Personalkosten ausmachen. Diese einfachen Überlegungen zeigen, dass Outsourcing nur (noch) in den seltensten Fällen wirklich günstiger sein kann wie eine interne IT.
Wieso dann aber überhaupt outsourcen?
Es gibt einige gute Gründe für ein Outsourcing. Z.B., dass die interne IT gar nicht fähig ist, gewisse Leistungen in der gleichen Professionalität und Qualität wie ein darauf spezialisiertes Unternehmen zu erbringen. Betrachten wir ein Security Operations Center (SOC): für eine kleinere und auch für eine mittlere oder sogar grössere IT ist es kaum möglich, ein wirklich professionelles SOC aufzubauen und auch noch zu betreiben. Nicht nur während der Bürozeiten, sondern 24/7.
Für solche Fälle ist Outsourcing geradezu prädestiniert. Selbst falls ein Outsourcing teurer zu stehen kommen sollte, ist es in der Regel gar nicht möglich, solche Leistungen in der gleichen Qualität und Professionalität selber aufzubauen und zu erbringen. Seit einiger Zeit sehen wir eher eine zurückhaltende Haltung zu Outsourcing und wir haben auch schon das eine oder andere Insourcing-Projekt begleitet. In spezifischen Fällen kann Outsourcing aber sehr viel Sinn machen.
Markus Elsener ist Partner bei axeba ag, der Spezialist für Beratungsdienstleistungen in den Bereichen Benchmarking, IT Services, Benutzerzufriedenheit und IT Management an.